一、公约的概念
公约是指各个国家、部门、人员之间的一个共同遵守的约定，一般是大家就有关国家、部门、人员之间的利益问题进行公开讨论达成一致的意见，并且同意遵守的一个规定。公约是参与制定的单位和个人共同信守的行为规范，它对于维护社会秩序、促进安定团结、加强社会主义精神文明建设有着不可或缺的作用。
二、公约的特点
（一）长期适用性
和公约有关的内容通常都具有长期的稳定性，所以公约也具有长期适用性的特点，不会在短时间之内因为跟不上潮流而成为废文。制定公约时需要充分考虑到这一点，要选择大家都关心的、有长期意义的原则性事项写入公约。如果发现原来的公约已经不符合潮流，就要讨论制定新的公约来代替它。
（二）公众约定性
公约最突出的特点之一就是约定性。公约是订约单位或订约人自愿协商缔结的公共约法而不是相关管理部门制定的强制性的法规，因此，公约的约束性是有限的。行政管理部门一般不产生公约，只有社会团体或民众之间才产生公约，因此，公约有一定的民间特色，它不是正式的法律和法规，对参与者没有法律效应，仅有道德约束力。
（三）集体监督性
公约一旦经过公众认定，就能约束人的行为和道德规范，每个人承担着履行公约的义务，不能违反。而且，人人都有以公约为准则监督别人的义务，它成为人们互相监督的依据，一旦发现任何人有违背公约的行为，大家都能够对其进行批评和谴责。
（四）一致认同性
在公共协商的基础上公约才得以拟定，因此应得到每个制定者的认同。在制定公约的过程中，有投弃权票的权利，但并不影响公约的通过，但是有否决票公约就不能通过，即每个制定者拥有“一票否决权”。在有些时候，即使有否决票公约也能强制通过，其中投否决票的人可以选择不加入该公约，如美国就没有加入《联合国海洋法公约》，所以美国科考船进入中国南海而不受该公约的约束。
（五）基本原则性
在一般情况下，公约的内容都是关于精神文明建设和社会基本道德准则，通常不涉及具体的行动方法和实施措施，不像细则那样具体详细，所以公约多数短小精悍。
三、公约的分类
公约分为乡规民约、居民文明公约、农村干部公约、家庭文明公约、个体经营户文明服务公约、商店服务公约、城市人民文明公约、安全卫生公约、道德规范等。
（一）乡规民约：为规范乡民行为、打造朴实民风民俗而制定的一种约束性公约。
（二）居民文明公约：小区、村落为提高本小区居民生活质量、居民之间友好互爱而制定的行为文明公约。
（三）农村干部公约：约束农村干部行为的约定。
（四）家庭文明公约：以家庭为单位，为提高家庭生活质量制定的家庭成员之间的权利和义务的公约。
（五）个体经营户文明服务公约：为约束个体经营户的经营行为，以防消费者上当受骗的一种约束性文明公约。
（六）商店服务公约：约束商店经营行为和服务质量的文明公约。
（七）城市人民文明公约：以城市居民为主体，制定的个人文明行为标准的文明公约。
（八）安全卫生公约：以保护环境卫生、保证人身安全不受环境危害而制定的卫生文明公约。
（九）道德规范：以规范人的行为以及道德标准的带有约束性的约定。
四、公约的写作格式
（一）标题
公约的标题有三种写法：
一是适用范围加文种，如《花园小区公约》；二是适用人加文种，如《教师公约》；三是涉及事项加文种，如《护林公约》。
（二）正文
公约的正文由引言、主体和结尾三部分构成。
1.引言
引言主要用来表明制定公约的目的、意义，常套用“为了⋯⋯特制定本公约”的固定格式。
2.主体
主体采用条文式写法，将具体内容全部列出。这部分非常重要，一定要做到条理分明，系统完整，朴实通畅，言简意明。
3.结尾
结尾处要写上执行要求、生效日期等。如果没有必要，这部分可删除。
（三）署名与日期
对于有些公约来说，署名是很重要的一项，因为署名代表着承诺，表明遵守公约的意向，也表明愿意为违背公约承担相应责任，尤其是行业公约，这一点显得尤为突出。
五、公约的注意事项
（一）公约是共同遵守的约定，要符合大多数人的利益。
（二）公约的内容要符合逻辑，条理分明，系统完整，语言简洁明了，易懂易记。
（三）公约是各个国家、部门、人员之间的一个共同遵守的约定，它必须是公正合理的。
六、公约的发布机关或者单位
公约是由国家或企事业单位等制定的。
七、公约的写作范例
范例一：乡规民约
乡规民约
为了维护我乡的社会和谐稳定，促进全乡各项事业的全面发展，顺利推进我乡造林绿化“一大四小”工程建设，在广泛征求民意的基础上，特制定如下乡规民约：
一、热爱祖国，拥护中国共产党的领导，遵守国家法律法规，执行党和国家的路线、方针、政策。
二、遵守社会公德、家庭美德、职业道德、讲文明、讲礼貌、尊老爱幼、和睦相处，正确处理好公民的相互关系。不得惹事生非，拉帮结派，不得聚众闹事，打架斗殴。
三、弘扬正气，抵制歪风邪气，敢于同各种不良现象和违法犯罪行为做斗争，严禁赌博、吸毒、封建迷信等一切违法和不健康的活动，提倡勤俭节约，反对铺张浪费。
四、关心集体，关心他人，关注公共事业，商计公共事务。
五、维护乡容乡貌，搞好环境卫生，美化生活环境，严禁乱倒垃圾脏物。对牲畜进行圈养，坚决制止牲畜破坏集体和他人财物的行为，重点打击耕牛破坏新栽杨树的行为，发现一次处以100元的罚款并赔偿一切损失。
六、公民积极履行各种义务，主动参与道路、交通、学校等公益事业的修建维护工作。
七、严格落实“三禁”政策，维护生态环境，保护森林资源，认真做好公路沿线以及村庄四周新栽杨树的管护。一经发现有损坏杨树的行为，以破坏“一大四小”工程建设论处，并对当事人给予每株100元的罚款，情节严重者送森林公安处理。
八、搞好安全生产工作，注意防火防盗，注意交通安全。
九、以爱护公物为荣，以损坏集体以及他人财物为耻，教育好自己的小孩要有爱护公共财物的优良品质。一旦有破坏行为追究监护人的责任，与第七条同等处理。
十、杜绝野外用火，防止森林火灾，违者处罚500~3000元罚款，情节严重者移送司法部门处理。
本乡规民约由乡政府负责执行，乡人大负责监督。对违反以上有关条款的公民，乡政府进行批评教育，情节严重的交司法部门处理。
本乡规民约自公布之日起执行。
范例二：居民文明公约
居民文明公约
爱社区爱我家，文明创建靠大家；爱科学反迷信，文明素质强自身；
讲秩序守法纪，社会公德要牢记；讲文明树新风，家园意识在心中；
重民族讲团结，互融互爱居民亲；家庭和邻里亲，宽人律己有诚心；
扶老幼助贫弱，公益事业都来做；语言美行为端，为人处事显风范；
勤学习增修养，知识更新要推广；不鸣笛不乱停，出行驾车不逆行；
公德美要推崇，安居乐业保稳定；不乱吐不乱抛，卫生安全环境好；
不乱搭不乱建，净畅环境做贡献；不乱贴不乱挂，窗明几净美如画；
养宠物守规定，不扰他人都高兴；发短信游网络，信息文明要把握；
夜娱乐晨锻炼，声小音轻邻里赞；惜绿草爱红花，绿化社区美我家；
你牢记我铭心，你我争做文明人。
范例三：农村干部公约
干部廉正公约
一、不断提高公仆意识，忠于职守，廉洁奉公，全心全意为人民服务。领导干部要起表率作用。
二、遵纪守法，依法行政，严格执行党和国家的方针、政策，勇于同以权谋私、损公肥私、铺张浪费等腐败现象做斗争。
三、艰苦奋斗、厉行节约，勤俭办一切事业。
四、深入调查研究，如实反映情况，公正处理问题。
五、热情接待来访群众和办事人员，虚心听取下级和群众的意见、建议，自觉接受广大群众的批评和监督。
六、不利用职权或工作之便，为自己和自己的亲属、子女谋取私利。
七、外出、下乡、接待来宾、安排会议，严格执行有关规定，不搞特殊。
八、热情服务，不得利用手中权力吃请、索贿、收受礼金、败坏行业风气，违反党规党纪。
九、下基层指导工作，要坚持吃工作餐，主动结算食宿费用，不准无偿接受基层赠送的土特产和纪念品。
十、严禁到娱乐场所公款消费，特别是下基层检查工作时，严禁下歌厅、洗桑拿、搞异性按摩。
十一、克服官僚主义，对工作尽职尽责，提高办事效率。
范例四：家庭文明公约
家庭文明公约
一、不讲脏话，不骂人，不破坏家庭和谐。
二、自己的房间自己整理，每月整理一次，保持整洁、干净。
三、节约水和电，如：洗米的水可以拿来浇花；手机冲完电及时拔掉电源；关电视右下（或左下）的总开关；用完电脑及时关机；用完电灯及时关等。
四、积极学科学，讲卫生，勤劳致富。
五、尊老爱幼，团结友爱，以礼待人，注意小区卫生，不乱扔垃圾。
六、在学校学习的学生要努力学习，争当三好学生、优秀少先队员。
七、每人每月做两三件好事，读两本好书。
八、不准乱扔垃圾、不准抽烟酗酒、不准赌博、晚上看电视不超过10点、家庭成员说话要讲礼貌。
九、家中未成年人要远离网吧、游戏厅。
十、要做到求实创新风气好。
十一、爸爸吸烟时，主动关闭房间门或到阳台上吸，不让家人吸到二手烟（最好戒掉）。
十二、合理安排看电视、电脑时间。
十三、晚上看电视不超过10点。
十四、儿童上课专心勤动脑。
十五、老人睡觉时轻声说话。
十六、扬长避短改正缺点。
十七、全面发展素质高。
十八、看电视距离不可太近，须在两米以上。
十九、不随便乱放东西，以免找不到。
二十、吃完东西包装纸及时扔。
以上二十条全家人都遵照执行。平时父母监督，年终由父母主持召开家庭会，开展评比，进行表扬批评。
××全家
××××年××月××日
范例五：个体经营户文明服务公约
个体户文明服务公约
一、按照规定，定点经营，遵纪守法，服从管理，按时交纳税金和管理费，维持社会秩序。
二、挂照营业，明码标价，买卖公平，严守信誉，保持保量，不掺杂使假，不强买强卖。
三、文明经商，礼貌待客，文雅和气，不恶语伤人。
四、着装整洁，讲究卫生，各类商品陈列有序，营业场地周围保持清洁，不乱扔果皮、废物，不妨碍交通，不损坏公共设施。
××市个体劳动者协会
××××年××月××日
范例六：商店服务公约
商店服务公约
坚守岗位，精神集中。
回答询问，诚恳耐心。
保质保量，买卖公平。
唱收唱付，货款两清。
食品用具，保证卫生。
物价政策，严格执行。
欢迎监督，接受批评。
×××商店全体职工
××××年××月××日
范例七：城市人民文明公约
文明市民公约
一要爱国守法，不要违法乱纪；
二要爱惜市容，不要乱设摊棚；
三要讲究卫生，不要乱贴乱扔；
四要维护交通，不要乱行乱停；
五要爱护花木，不要毁草伤林；
六要移风易俗，不要铺张迷信；
七要言行有利，不要粗痞斗狠；
八要敬业守信，不要失职失诚；
九要团结互助，不要冷漠无情。
范例八：安全卫生公约
建筑业安全卫生公约
国际劳工组织大会，经国际劳工局理事会召集，于××××年××月××日在日内瓦举行其第七十五届会议，并注意到有关的国际劳工公约和建议书，特别是××××年（建筑业）安全规定公约和建议书，××××年（建筑业）预防事故合作建议书、××××年辐射防护公约和建议书、××××年机器防护公约和建议书，××××年最大负重量公约和建议书、××××年职业性癌公约和建议书、××××年工作环境（空气污染、噪音和震动）公约和建议书、××××年职业安全和卫生公约和建议书、××××年职业卫生服务系统公约和建议书、××××年石棉公约和建议书，并注意到××××年工伤事故和职业病津贴公约所附并于××××年经修订的职业病一览表，并经决定纳本届会议议程第四项关于建筑业安全和卫生的某些提议，经确定这些提议应采取修订××××年（建筑业）安全规定公约的国际公约的形式，于××××年××月××日通过以下公约，引用时得称之为××××年建筑业安全卫生公约：
一、范围和定义
第一条
1.本公约适用于一切建筑活动，即建造、土木工程、安装与拆卸工作，包括从工地准备工作直到项目完成的建筑工地上的一切工序、作业和运输。
2.凡批准本公约的会员国在与最有代表性的有关雇主组织和工人组织（如存在此类组织）磋商后，可对存在较重大特殊问题的特定经济活动部门或特定企业免于实施本公约或其某些条款，但应以保证安全卫生的工作环境为条件。
3.本公约还适用于由国家法律或条例确定的独立劳动者。
第二条 就本公约而言：
（1）建造，包括挖掘和建筑、改建、修复、修理、维护（包括清扫和油漆）以及拆除一切类型的建筑物或工程；
（2）土木工程，包括诸如机场、码头、港口、内河航道、水坝、河流和海滨堤坝或海防工程、公路和高速公路、铁路、桥梁、隧道、高架桥以及用于通信、排水、污水处理、饮水和能源供应等公共工程的挖掘和建筑、改建、修理、维修及拆除；
（3）安装、拆除预制建筑物和结构，以及在建筑工地制造预制构件。
⋯⋯
二、一般规定
第三条 应就使本公约各项规定生效而采取的措施，与最有代表性的有关雇主组织和工人组织进行磋商。
第四条 凡批准本公约的会员国应承诺，在对所涉及的安全和卫生危害作出评估的基础上，制订法律或条例并使之生效，以保证本公约各项规定的实施。
第五条 应按照国家法律或条例规定的办法采取措施，保证雇主和工人之间的合作，以促进建筑工地的安全和卫生。
第六条 国家法律或条例应规定工人有参与保证对他们所掌管的设备与工作方法的工作条件的安全性以及对所采用的可能影响安全和卫生的工作程序发表意见的权利和义务。
第七条 国家法律或条例应规定工人有责任：
⋯⋯
第八条 工作场所的安全
⋯⋯
第九条 起重机械和升降附属装置
⋯⋯
第十条 高空包括屋顶作业
1.如对预防危险属必要，或工程的高度或坡度超过国家法律或条例规定，应采取预防措施防止工人、工具或其他物品或材料坠落。
2.如工人需在以易碎材料覆盖的屋顶或其近旁或其他易于坠落的平面上工作，应采取预防措施防止工人无意中踏上易碎材料或从易碎材料处坠落。
第十一条 挖方工程、竖井、土方工程、地下工程和隧道
任何挖方工程、竖井、土方工程、地下工程或隧道均须采取适当预防措施以便：
1.通过适当的支撑或其他措施防止土块、岩石或其他物质掉落或倒塌对工人造成危险；
2.防止由于人员、材料或物体坠落或水涌入挖方工程、竖井、土方工程、地下工程或隧道而造成危险；
3.保证所有工作场所有足够的通风，以保持空气适于呼吸，并将烟雾、瓦斯、蒸气、尘土或其他杂质限制在对健康无危险和无害的水平及国家法律或条例规定的限度之内；
4.使工人在发生火灾或水灾或固体物质涌入时能置身于安全处；
5.通过进行适当调查确定冒水或瓦斯漏气的位置，使工人免遭可能发生的地下灾难。
第十二条 水上作业
凡在水面以上或接近水面处作业，应采取适当措施以便：
1.防止工人坠入水中；
2.营救有溺水危险的工人；
3.提供安全和足够的运载手段。
第十三条 拆除工程
当拆除任何建筑或工程可能对工人或公众造成危险时：
1.应按照国家法律或条例采取包括清除废弃和残余物在内的适当的预防措施、方法和程序；
2.拆除工作只能在主管人员监督下规划和进行。
⋯⋯
第二十二条 本公约的英文本和法文本同等作准。
范例九：道德规范
职业道德规范公约
《公民道德建设实施纲要》规定“要大力倡导以爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会为主要内容的职业道德，鼓励人们在工作中做一个好建设者”。《公民道德建设实施纲要》对职业道德的这种规定，既体现了时代的鲜明特征，又概括了社会主义市场经济条件下各种职业道德的共同特点，所以，它适用于各行各业，是对各种职业道德的共同要求。
1.爱岗敬业
⋯⋯
2.诚实守信
⋯⋯
3.办事公道
办事公道是指对于人和事的一种态度，也是千百年来人们所称道的职业道德。它要求人们待人处世要公正、公平。公正、公平要以公心为基础，从个人的感情和利益出发，很难做到公正、公平。当然，公正、公平也包括平等的内涵。
4.服务群众
服务群众就是为人民群众服务。在社会生活中，人人都是服务对象，人人又都为他人服务。服务群众作为职业道德的基本规范，是对党和国家机关干部、公务员的要求。服务群众不仅是对党和国家机关干部、公务员的要求，也是对所有从业者的要求。
在社会主义市场经济条件下，要真正做到服务群众，首先，心中时时要有群众，始终把人民的根本利益放在心上。其次，要充分尊重群众。要尊重群众的人格和尊严。再次，千方百计方便群众。
5.奉献社会
奉献社会就是积极自觉地为社会做贡献。奉献，就是不论从事任何职业，从业人员的目的不是为了个人、家庭，也不是为了名和利，而是为了有益于他人，为了有益于国家和社会。正因为如此，奉献社会就是社会主义职业道德的本质特征。在以私有制为基础的社会里，少数统治阶级的利益和广大人民的利益是相对立的。虽然，他们也提倡职业道德，但出发点和最终目的却是为了少数剥削阶级的私利。社会主义建立在以公有制为主体的经济基础之上，广大劳动人民当家做主，因此，社会主义职业道德必须把奉献社会作为自己重要的道德规范，作为自己根本的职业目的。
奉献社会并不意味着不要个人的正当利益，不要个人的幸福。恰恰相反，一个自觉奉献社会的人，他才真正找到了个人幸福的支撑点。个人幸福是在奉献社会的职业活动中体现出来的。个人幸福离不开社会的进步和祖国的繁荣。幸福来自劳动，幸福来自创造。当我们伟大的祖国进一步繁荣富强的时候，我们每个人的幸福自然就包括在其中。奉献和个人利益是辩证统一的。奉献越大，收获就越多。一个只索取不奉献的人，实质上是一个不受人们和社会欢迎的个人主义者。如果人人都只索取不奉献，社会物质财富和精神财富从哪里来，社会还能进步和发展吗？
八、公文材料的搜集
公文撰稿人要获得大量充实而丰富的写作材料，需要广泛搜集。收集材料可以在广泛阅读中、调查研究中以及观察现实中进行。
（一）在广泛阅读中收集
公文撰稿人可以从日常阅读的大量文件、简报、报刊、资料中筛选、分析、归纳出诸多有价值的信息。逐步收集积累，就能从这些材料中发现重要的动态，学到有用的知识，并为撰写公文提供参考资料。
公文撰稿人要博览群书，养成阅读时收集材料的好习惯。一方面，可根据本单位的业务范围和常用文种所需材料的范围、方向和性质，在平时的阅读中有意识地筛选和积累。另一方面，在接到写作任务后，根据行文目的和写作内容的需要，有目的、有重点地集中时间进行阅读，收集材料。
通常，凡与本系统、本部门、本行业有关的文字资料是阅读时重点收集的对象，如上级下发的正式文件、会议文件、法令规章、各种信息资料以及领导同志的讲话，下属单位、部门的工作报告、总结、信息材料、统计资料以及各种群众来信、采访中所反映的现实情况、问题，所提出的意见、建议，本部门制发的各种规章制度、计划总结及其他材料，不相隶属机关的来函来文，报纸杂志上的重要社论以及与本部门职能密切相25zno10Zz2tZabHm/xIDISK5Ix6NDtdTS5WlOMk4SA8=关的文章、资料等。公文撰稿人可以有意识地在日常阅读中不断搜集、储备相关材料，积少成多。如只针对一次具体写作活动，则不必全部阅读，而应视写作任务的需要选择阅读范围。
（二）在调查研究中收集
调查就是通过到现场实地勘察、找知情人询问、通过问卷获得数据等方法，对某一情况进行了解和认识。我们必须在充分调查研究的基础上，关注管理活动中各种真实、生动、典型、新颖的材料。
在公文材料收集活动中，公文撰稿人不能只满足于阅读各种公文材料，或听别人的汇报，而应根据写作任务的要求，适当选择一种或多种调查方法，深入业务活动或基层管理实践中，全面深入地了解并掌握实际情况，努力把事情的来龙去脉了解得清清楚楚。只有这样，才能根据“具体情况具体分析”的原则，运用科学的研究方法，得出正确的判断和认识，从而写出切合实际、指导实践的具有创新性的公文来。
通常，公文撰稿人接受写作任务后，如果平时收集的材料还不能满足写作需要，这时，可采取电话、电子邮件等方式调查，也可带着具体写作任务和明确的写作目的进行实地调查研究，搜集所需的第一手材料。开展调查前，要根据写作需要来确定调查对象、范围、有关背景，拟定调查提纲，选择恰当的调查方法和程序。这样既可节约时间，避免盲目性，又可使搜寻的材料与写作任务、写作目的有机联系起来，增强材料的针对性和可用性，提高材料的搜集效率。
（三）在观察现实中收集
观察现实不仅是对事物外部形态的感知，更重要的是透过现象把握本质，通过现状认识发展规律。公文撰稿人要注意培养自己观察事物的能力，并力求做到“四勤”：一是眼勤，留心观察周围的人和事，注意发现新情况、新问题、新经验；二是耳勤，广泛听取各方面的意见和反映；三是手勤，将耳闻目睹的各种有价值的情况及时地记录下来；四是脑勤，善于开动脑筋，认真思考，对得到的材料进行分析、归纳，透过事物的现象看到事物的本质，思考解决问题的措施和办法。只要养成“四勤”的良好习惯，坚持不懈，就能逐渐积累有价值的写作材料，建立起一个充实的、动态的材料资源库，使日常的公文写作变得更加轻松自如。
通常，收集材料要求做到以下两点。
1.尊重材料的客观性
不能够主观随意地、先入为主地判断事物。也就是说，不能根据筛选者本人的意愿、口味感受来决定材料的取舍，不能以偏概全。任何事物的发展总有其自身的规定性，这种规定性是不以人们的主观意识为转移的。收集材料时如果不能维护其客观性，就不能保证材料的原始性、真实性、准确性。如此一来，势必会直接影响材料作用的发挥。
2.注重材料的多样性
系统全面地、多角度地调查、收集材料，如广泛收集、积累古今、中外、正反、点面、前后、纵横等各个方面的材料，能使我们从广度和深度上反映事物各个方面的情况，为比较、了解、研究事物的全貌提供全方位的参考。通常，材料积累得充分，公文撰稿人在选择材料时就会左右逢源，游刃有余，写作时就能信手拈来，得心应手，写出的公文自然也就会更充实、更具有说服力。
总之，公文撰稿人在日常工作实践中应当做一个有心人，善于借助多种渠道去了解情况、收集信息、储备材料；应当持之以恒，养成良好的收集材料的习惯。只有这样，才有可能获得大量有价值的材料，及时高效地完成公文写作。
九、公文材料的鉴别
很多相关书籍在讲了材料的搜集以后，紧接着就讲材料的选择。其实在搜集材料和选择材料之间，存在着一个空白地带，这就是人们对材料进行鉴别、筛选的过程。这个过程实际上是一个非常重要的过程。
在搜集材料时材料比较庞杂，其中既有真实的，也有虚假的；既有现象的，也有本质的；既有支流的，也有主流的。泥沙俱下，鱼龙混杂，即使是写作其他样式的文章，这些材料也不应当都选进文章，何况是写作公文？公文是方针政策的载体，它来自实际，又回到实践中回答和解决问题，对实际工作发挥指导作用。在材料工作中nltINmmc15EHSpgvUHvcGg==稍有不慎，有失分寸，都会把主旨的提炼和形成引向斜路，或者造成脱离实际，或者造成违背实际，或者造成贯彻执行的偏差，或者造成工作的失误。对此，我们是有过沉痛教训的。所以对材料一定要严格鉴别，严格把关。只有经过严格鉴别，才能为选好材料奠定可靠的基础。
鉴别就是对材料深入分析、加深认识的过程。一般地说，搜集材料时，注重的是材料的量，而且往往是感觉到的东西，多停留在表面，带有偶然性，不一定可靠，只有理解了的东西，才能把握它的意义，认识它的实质，也才能更深刻地感觉它。鉴别的过程就是理解的过程、认识的过程、对其意义把握的过程，只有这样才能为精选、优选材料提供具有理性认识的材料。
鉴别就是对材料真伪的辨别，对材料性质的判断，对材料价值的估价。公文写作中所使用的材料必须是真实的、准确的、典型的、新颖的、能充分表达主旨的，这样主旨才能得到充分的、深刻的、透彻的表达。
值得一提的是，不同的人，其鉴别能力也是有很大差异的。要增强自己的鉴别能力，就要有意识地多对材料进行比较、分析和筛选，从而不断提高自己的认识水平，增强自己的判断能力。
十、公文材料的选择
材料的选择，通俗地讲，就是根据一定的标准和需要对材料进行取舍。材料的选择，应遵循以下原则。
（一）选择能表现主题的材料
选择能表现主题的材料，就是根据表现主题的需要来决定材料的取舍。能够突出主题，表现主题的材料，就“取”；不能表现主题，与主题无关的材料，不管多生动，也必须“舍”。
（二）选择真实的材料
材料的“真实”有两种含义。一种含义是指在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。
公文的真实是上述两种真实的统一。也就是说，公文的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实，从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，公文的真实性才算得到了真正的实现。
（三）要选择有典型性的材料
典型材料是个性和共性的统一、具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。
典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章已经很臃肿。
（四）要选择新颖的材料
公文虽然在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。
对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然游刃有余。
对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。
第三节 公文的格式与结构
一、公文格式的含义
公文格式是指公文的整体格局和标印形式。公文格式是公文严肃性和规范化的重要标志，也是其法定权威性在公文形式上的体现。规范的格式有助于保证公文的完整性、正确性和有效性，提高公文处理效率，并为归档后的管理奠定良好的基础。
二、公文的一般格式
公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
（一）眉首
置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。
1.公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如一份公文份数序号标识为：0000123。
2.秘密等级和保密期限
公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不做标注。期限不做标注一般按保密期限20年认定。例如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
3.紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如平急、加急、特急或特提。
4.发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如函等）。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告等），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色，字号以醒目美观为原则，由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。
关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排列，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排列，年份、序号用阿拉伯数码，年份使用全称，用六角括号“〔 〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加第字，如国发〔2013〕2号。
6.签发人
如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排列，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（二）主体
置于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。
1.公文标题
公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。
2.主送机关
公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格，换行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。例如，各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：（××发〔2013〕11号）。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。例如，主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。
3.公文正文
主送机关下一行，每自然段左空2字，换行顶格，数字、年份不能换行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。
4.附件
公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字。“附件”二字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字（例如，附件：1.××××），附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋体字顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（例如，附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称；附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5.成文时间和公文生效标识
成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，例如：二○一三年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替“○”。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。
联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间，印章为红色，两印章互不相交或相切，相距不超过3mm、联合行文需加盖三个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排列。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空2字标识成文时间。
当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决， 务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
6.附注
公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字）。
（三）版记
置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
1.主题词
“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
2.抄送栏
公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字，“抄送”两字后标全角冒号，换行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。
3.印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数字。
三、公文的特定格式
（一）信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色d8KZ55PSciLhgLkadpJM+w==。两线之间各要素的标识方法依照本书相应要素说明。
（二）命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称；在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素依照本书相关要素说明。
（三）会议纪要格式
会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。标识上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素依照本书相关要素说明。
四、公文印装格式
（一）公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张的白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5~9.5。
（二）公文用纸幅面及版面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。公文页边与版心尺寸公文用纸，天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
（三）公文中图文的颜色
未做特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
（四）排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
（五）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（六）印刷要求
双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀。字面不花、不白、无断画。
（七）装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差为±4mm。平订钉距与书脊间的距离为3mm~5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角呈90°，无毛茬或缺损。
五、公文结构的含义
在公文写作中，有了观点、材料之后，并不能说一篇文章就算完成了。如果把观点和材料任意堆放在一起，它们并不能产生固定的意义，材料也不会自动去证明观点。它们还必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体，只有如此才能成为一篇文章。
没有好的结构，文章就没有活力。结构对于公务文书来说，也是一个不可忽视的要素。
公文结构就是文章内容的组织和衔接，是文章内部联系和外部形式的统一。
文章结构是事物客观规律和作者主观思路相结合的产物。一方面，客观规律制约着文章的基本结构形态，另一方面，作者思维运行的路线，也在结构安排中发挥着一定的创造性作用。当然，公文在结构上的创造性与文学作品相比是比较弱的。
六、公文结构的要求
（一）完整性
首先，公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，正如人们所说的，“有头有尾有中段”。
其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，不能给人局部残损的感觉。
再次，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，就会影响公文的整体效果。
（二）连贯性
公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯、井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。
（三）严密性
严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。
七、公文结构布局的体式
（一）篇段合一式
公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像命令（令）、公告和部分内容简单的决定、批复、函常用这种形式，如《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。
（二）撮要分条式
在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。撮要之下，按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数字序号标明。这种体式大多为下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用了撮要分条式。
（三）分列小标题式
全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。
（四）分块式
全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正中加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如《一九九○年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文分四大块。
（五）转发转述式
a199ee1b9cfc75380971ba86cbd36cfb用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。
（六）条、段贯通式
条、段贯通式有两种情况，一种是把文章分成若干条，每条冠以序号，一条条叙述下来；另一种是把文章分成若干自然段，一段段写下来，不标序号。通常一些指示、指示性通知或讲话稿、法规性文件采用这种形式。
（七）章、条、款分列式
这种形式是把全文分成几章，章下分条，条中有款，条目清晰，款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者多，如《中国共产党章程》。国务院1987年3月27日发布的《企业债务管理暂行条例》也很典型，全文共5章，30条，其中第六、十五、二十五、二十六条下又有若干条。
（八）并列式
并列式指在公文开头以简要的语句开宗明义以后，正文部分是若干并列的句子，有的句与句押韵，以诗歌、顺口溜的形式表述。通常守则常用这一形式。